Canal Interno de Denuncias

4.- OBJETO CANAL DE DENUNCIA
La implantación de un canal de denuncias persigue dos objetivos concretos: por un lado, sirve para fomentar un ambiente de trabajo seguro y ético, ya que permite identificar y abordar de forma rápida y eficiente las irregularidades que puedan ocurrir en la empresa u organización y, por otro, facilita el cumplimiento de la normativa, especialmente en casos de competencia desleal, protección de datos, seguridad y salud públicas o blanqueo de capitales, entre otras.
Además de ser eficaz seguro y de garantizar la transparencia en su funcionamiento, todo canal de comunicación debe cumplir los siguientes requisitos fundamentales:
•Asegurar el anonimato del informante y garantizar la confidencialidad de sus datos.
•Contar con una persona responsable de la gestión del mismo.
•Enviar el acuse de recibo al informante (denunciante) en un plazo máximo de siete días naturales desde la recepción de la denuncia.
•Responder a la denuncia en un plazo máximo de tres meses a partir del acuse de recibo o, del vencimiento del plazo de siete días después de hacerse la denuncia. Esto salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En este caso, podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
•Permitir el acceso externo desde fuera de la propia red corporativa. No solo los trabajadores internos tienen derecho a denunciar. El canal debe ofrecer la posibilidad de ser utilizado por cualquier contraparte interesada para la empresa. La recomendación es ampliarse esta cobertura una vez que se han consolidado y verificado el adecuado funcionamiento de los cuatro puntos anteriores.

5.- ¿QUIEN PUEDE DENUNCIAR?
- Personal / empleado.
- Clientes.
- Proveedores y acreedores.
- Otros grupos relacionados con la entidad.

6.- HECHOS DENUNCIABLES
Los hechos denunciables deben estar enfocados en conductas, incumplimientos o irregularidades que puedan ir en contra de los principios y valores del Código Ético y de Conducta, o bien constituir un acto ilícito o contrario a la normativa aplicable.
• Posibles conductas y comportamientos considerados ilegales con el desempeño del trabajo,
• Presunta gestión lucrativa de recursos de la empresa,
• Situaciones de discriminación o abuso sexual,
• Prácticas de corrupción, robos, fraudes, etc.
• Incumplimiento de las leyes, reglamentos, normas y procedimientos con especial atención a la vulneración de los códigos éticos.
• Robo, malversación, corrupción o fraude.
• Abuso de mercado.
• Conductas poco éticas o conflictos de interés
• Manipulación o falsificación de datos.

7.- EXCLUSIÓN HECHOS OBJETO DE DENUNCIA
Según el art. 35.2 de la Ley 2/2023, quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
a) Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún canal interno de información.
b) Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
c) Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
d) Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
e) Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo.

f) Otros motivos establecidos por la entidad, y amparados por la legislación vigente
El Canal de Denuncias debe entenderse como un instrumento que permita la comunicación de irregularidades o incumplimientos. Por ello, no debe emplearse de manera indiscriminada, sino para los fines que ha sido concebido.

8.- VIAS DE RECEPCION DE LA INFORMACIÓN

Según el art. 17 de la Ley 2/2023 La información se podrá realizar

•Por escrito, a través de correo postal.
•Canal interno de la entidad www.fjsanchez.com
•*Verbal mediante una reunión presencial
•Cualquier medio electrónico habilitado al efecto dirigido al canal externo de informaciones de la entidad
*En caso de comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, la entidad deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:
a) mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
b) a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.
Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa sobre protección de datos, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.
La información puede llevarse a cabo de forma anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante en los términos del artículo 33 de la Ley 2/2023, debiendo adoptarse las medidas en él previstas.

9.- REGISTO DE LA DENUNCIA
Presentada la denuncia, se procederá a su registro en el Sistema de Gestión de Información, siéndole asignado un código de identificación. El Sistema de Gestión de Información estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al Responsable de Sistema nombrado por la entidad.
Recibida la información, en un plazo no superior a siete días hábiles desde dicha recepción se procederá a acusar recibo de la misma, a menos que el informante expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que F.J. SÁNCHEZ SUCESORES, S.A.U. considere razonablemente que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad del informante.

10.- PROTECCIÓN DE LOS DENUNCIANTES
F.J. SÁNCHEZ SUCESORES, S.A.U. cumpliendo con la Ley 02/2023, velará para no se produzca ningún tipo de represalia sobre los denunciantes que hubieren planteado de buena fe, sus consultas, denuncias o quejas según nos indica el art. 36 de la presente Ley
1. Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en esta ley.
2. Se entiende por represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
3. Información protección de datos y derechos
a) Cuando se obtengan directamente de los interesados sus datos personales se les facilitará la información a que se refieren los artículos 13 del Reglamento (UE) 2016/679 y 11 de la Ley Orgánica 3/2018.
b) La persona a la que se refieran los hechos relatados, se les informará, además, de forma expresa, de que su identidad será en todo caso reservada, que no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros.
c) Los interesados podrán ejercer en todo momento los derechos de acceso, rectificación, supresión y portabilidad de sus datos, así como la limitación u oposición al tratamiento.
La Ley 2/2023 dispone que el dato de la identidad del informante nunca será objeto del derecho de acceso a datos personales y se limita la posibilidad de comunicación de dicha identidad sólo a la autoridad judicial, el Ministerio Fiscal o la autoridad administrativa competente exigiendo que en todo caso se impida el acceso por terceros a la misma.

11.- GARANTÍAS DE LA DENUNCIA
Para su correcto funcionamiento, nuestro canal de denuncias cumple una serie de garantías fundamentales, para el denunciante, para el denunciado y para otras personas que puedan verse implicadas en el procedimiento.
Garantías del denunciante: son imprescindibles para la efectividad del canal, ya que su inexistencia desincentivaría la utilización del mismo ante el conocimiento de una conducta impropia en la organización que suponga un incumplimiento normativo. Estas garantías son las siguientes:
- Confidencialidad: el canal de denuncias implantado permite y garantiza la confidencialidad del denunciante y de las comunicaciones.
- Indemnidad frente a represalias. La denuncia efectuada no puede dar lugar a represalias contra el denunciante. Por tanto, la entidad no podrá imponer ninguna sanción al empleado denunciante que esté motivada o guarde relación con la denuncia.
- Derecho a ser informado del resultado y seguimiento de la denuncia.
Garantías del denunciado: el Canal garantiza también los derechos del denunciado y de otras personas que puedan verse afectadas. Estas garantías son las siguientes:
- El denunciado tiene derecho a conocer la existencia de una denuncia en su contra.
- El denunciado tiene derecho a ser oído en el expediente y a efectuar las alegaciones que considere procedentes.
- Los hechos denunciados han de ser ciertos, estando totalmente prohibidas las denuncias falsas. Si la denuncia resultara ser falsa, la Confederación podrá aplicar una sanción al denunciante, de acuerdo a lo previsto en su Código de Conducta o Manuales Internos.
Garantías de otros afectados o implicados: pueden existir terceros implicados en los hechos, que pueden ser afectados, testigos etc., cuyos derechos también deben ser protegidos. Así:

-Se garantiza la protección de la intimidad y dignidad de las demás personas que puedan resultar implicadas.
- El denunciante debe asegurarse de que la información consignada en la denuncia en relación al incumplimiento producido es correcta, ya que podría afectar a otras personas diferentes del denunciado.